Und warum Ihr Budget darunter leidet

Einleitung: Vom Kostenretter zur Kostenfalle

Als Microsoft im Juni 2011 Office 365 offiziell auf den Markt brachte, war die Rechnung simpel:

• Weniger Lizenzkosten für Office- und Server-Produkte
• Keine teure Infrastruktur mehr für Betrieb und Wartung
• Automatische technologische Weiterentwicklung inklusive

Die Botschaft war klar: Mit Office 365 lassen sich Kosten senken und gleichzeitig Innovationen nutzen. Der Business Case war nahezu immer positiv – und für viele Unternehmen der Startschuss in die Cloud.

Doch die Anfänge waren alles andere als reibungslos: Viele Services waren technisch noch nicht ausgereift, Funktionen fehlten oder liefen instabil. Trotzdem haben Unternehmen schon früh investiert und damit durch ihre Lizenzgebühren die Weiterentwicklung der heutigen Microsoft-365-Landschaft wesentlich mitfinanziert.

Ironie der Geschichte: Diese Pioniere haben zwar das Fundament gelegt, aber von den stetigen Preissteigerungen und zusätzlichen Kosten nie profitiert. Im Gegenteil, heute kämpfen sie stärker denn je damit, diese Belastungen überhaupt noch zu stemmen.

Vor allem in den letzten drei Jahren überschlagen sich die Preisanpassungen und Veränderungen:

• März 2022 – Erste spürbare Preiserhöhung: Business-Pläne wie E3 und E5 stiegen jeweils um etwa 10 – 15 %.
• April 2023 – Globaler Preissprung wegen Währungsschwankungen: Microsoft erhöhte Preise um 9 – 15 %, im Euro-Raum meist um ca. 11  %. Zusätzlich wurde die Preisstruktur flexibilisiert, mit Anpassungspotenzial bis zu zweimal pro Jahr.
• April 2023 – Teams Premium ausgelagert (Unbundling): Funktionen, die zuvor in Microsoft 365-Plänen enthalten waren, wurden in den neuen Teams Premium Add-on ausgelagert.
• April 2024 – Massiver Preisanstieg bei E5 und E3 Plänen innerhalb von zwei Jahren, teilweise durch das Entkoppeln von Teams.
• April 2025 – Aufschläge bei flexibler Zahlung: Microsoft kündigte einen 5 %-Preisaufschlag für jährlich abgeschlossene, aber monatlich bezahlte Pläne an.
• März 2025 – Preissteigerung im öffentlichen Sektor, Office 365 G1 erhielt einen 5 %-Aufschlag für öffentliche Abonnements, wirksam ab 1. März 2025.
• August 2025 – Microsoft schafft ab November Volumenlizenzen für Kunden mit Enterprise Agreements (EA) und Microsoft Products and Services Agreement (MSPA) ab, alle Kunden fallen damit in die Preisstufe A.

Ausblick: Warum der Preisdruck weiter steigt

1. Zweite Preisanpassung pro Jahr etabliert: Microsoft hat sich flexibel gemacht, um auf Inflation, Währungsschwankungen und Kostensteigerungen reagieren zu können.
2. Unbundling & AI-Add-ons treiben Preise in die Höhe: Essentielle Funktionen wandern weiter in kostenpflichtige Add-ons, wie Teams Premium oder Copilot, aus.
3. AI-Kostenmodelle bleiben volatil: Branchenstimmen sprechen von „wilden Preisstrategien“ bei KI, selbst sicher geglaubte Features werden auf Nutzungsmenge oder -dauer limitiert.
4. Regulatorische Anpassungen in EU möglich: Um EU-Wettbewerbsbedenken zu begegnen, bietet Microsoft bereits Office ohne Teams günstiger an. Dies könnte auch Einfluss auf Preisstrukturen haben.

Damit wird deutlich: Der Business-Case hat sich von einem stabilen Kostenplan zu einer kontinuierlichen Preissteigerungsspirale entwickelt.

Doch wie dem begegnen?

Ansatz 1: Hygiene in der Umgebung

Viele Kostenfallen in Microsoft 365 sind hausgemacht und lassen sich mit etwas Disziplin schnell beseitigen. Hier geht es um einfache Hygiene, die sofort wirkt:

Inactive Accounts

Ehemalige Mitarbeitende, externe Gäste oder alte Test- und Funktionskonten bleiben oft noch monatelang aktiv. Jeder nicht genutzte E3-Account kostet rund 420 € pro Jahr, ein E5-Account sogar über 600 €. In vielen Umgebungen summieren sich so mehrere Zehntausend Euro jährlich an „toten Kosten“.

Überlizenzierung

Nicht jeder Mitarbeitende benötigt die teuersten Funktionen. In der Praxis laufen aber häufig E5-Lizenzen bei Nutzern, die mit E3 völlig auskommen würden.

Nur 500 falsch lizenzierte User verursachen ca. 90.000 € pro Jahr an unnötigen Lizenzkosten.

Noch attraktiver ist ein solcher Vergleich mit E3-Lizenzen bei Nutzern, die eigentlich nur ein F3-Paket bräuchten, etwa bei Produktionsmitarbeitenden, Lager- oder Servicepersonal.

Hier ergeben 500 falsch lizenzierte User unnötige Lizenzkosten in Höhe von ca. 165.000 € pro Jahr.

Speichernutzung

Ungenutzte Gruppen, Teams und Workspaces bleiben bestehen und verbrauchen Speicher. SharePoint Online bietet zwar initial 1 TB pro Tenant plus 10 GB pro Lizenz, doch zusätzlicher Speicher schlägt mit 0,20 €/GB/Monat zu Buche. Wächst die Umgebung unkontrolliert, kommen schnell fünfstellige Beträge im Jahr zusammen.

Datenwildwuchs

Unkontrolliertes Speichern führt nicht nur zu hohen Storage- und Backup-Kosten, sondern auch zu steigenden Compliance und eDiscovery-Aufwänden. Das kostet nicht nur Geld, sondern blockiert auch IT-Ressourcen.

Basisstrategie als Must-Have: Es ist wichtiger denn je, sich intensiv mit der Nutzung der M365-Services auseinanderzusetzen. Schnelle Analysen, wo Funktionen ungenutzt bleiben, Accounts brachliegen und riesige Datenmengen entstehen, tragen sofort dazu bei, mehr Kostenkontrolle zu gewinnen.

Ansatz 2: Ausgeglichenes und granulares IT-Lizenz-Management

Viele Unternehmen setzen bei der Verteilung von Microsoft-365-Diensten weiterhin auf das „Gießkannenprinzip“: Jeder Mitarbeiter erhält nahezu alle Dienste, unabhängig von Aufgabe, Rolle oder individuellem Bedarf. Das minimiert zwar technische Abhängigkeiten und vereinfacht die IT-Prozesse, wird aber zunehmend zu einer teuren Lösung. Ein granulareres Service-Design kann die Kosten deutlich und nachhaltig senken und gleichzeitig eine flexible Anpassung an zukünftige Veränderungen in der Lizenzlandschaft ermöglichen.

Basis-IT-Services definieren

Nicht jeder User braucht alles. Entscheidend ist die Frage: Was ist das Minimum für welchen Personenkreis, das wirklich jeder braucht?

• Typische Standard-Services: Mailbox, Office-Apps im Browser, Teams-Grundfunktionen
• Typische personenkreisabhängige Services: Sicherheits- und Compliance-Funktionen, Windows-Desktop-Funktionen oder Automatisierungssoftware.

Ergebnis: Klarheit für IT und Business, auch wenn dies im ersten Schritt keine Lizenzeinsparungen bringen sollte, bietet es die Grundlage für die zukünftige Vermeidung von Lizenzverschwendung.

Optionale Services im Self-Service

Statt alle Funktionen standardmäßig auszurollen, können zusätzliche Services über einen kontrollierten Self-Service-Katalog bereitgestellt werden. Die Vorteile:

• Der Mitarbeitende fordert nur das an, was er wirklich braucht.
• IT behält Governance und Kostenkontrolle.

Ergebnis: Die Nutzer erlernen einen bedarfsgerechten Umgang mit Ressourcen anstelle von Überversorgung. Um alte Verhaltensweisen abzulegen, sind jedoch auch gezielte Schulungsmaßnahmen notwendig.

Personalisierte und nicht-personalisierte Accounts trennen

Viele Unternehmen setzen teure User-Lizenzen auch für Shared-Accounts, Service- oder Funktions-Accounts, Admin-Accounts oder Besprechungsräume ein. Das ist unnötig.

• Funktions-Accounts sorgfältig prüfen und die Nutzung von E-Mails konsequent auf Shared Mailboxen auslagern.
• Service-, Admin- oder Funktions-Accounts können kostengünstiger lizenziert werden, da sie meist nur Anmeldungen an Systemen durchführen. Der Einsatz von F-Lizenzen und Entra-ID-Lizenzen hilft dabei, eine Überlizenzierung zu vermeiden.
• Nutzen von Speziallizenzen für Equipment oder dedizierte Ressourcen.

Ergebnis: Vermeidung von Doppellizenzierung und Ineffizienz in der Nutzung, dabei jedoch darauf achten, dass alle Varianten auch in den Identity-Management-Prozessen abgebildet werden müssen.

Device-Kategorien entwickeln

Nicht jedes Endgerät benötigt die gleiche Lizenz. Mit einer klaren Kategorisierung – z. B. „Office Device“, „Factory oder Shared Device“, „Kiosk/Terminal“ – können neue Konstellationen strukturiert werden. Dies ist insbesondere bei der Verhandlung von EA-Verträgen unverzichtbar, um die besten Konditionen zu erzielen.

• Field Worker an Geräten in der Produktion → F3 User plus Office/Windows-Device-Lizenzen
• Office Worker an eigenen Devices → E3
• Externe User an virtuellen Devices → F3

Ergebnis: Lizenzierung orientiert sich an der Rolle, nicht an Bequemlichkeit.

Automatisierung vorantreiben

Neue Strukturen, granulare Services und insbesondere neue Prozesse benötigen eine stabile Implementierung, ohne dass der administrative Aufwand in unkontrollierbare Bereiche ausufert. Wenn die Einsparungen das Einstellen neuer Mitarbeitender erforderlich machen, gehen die finanziellen Vorteile oft verloren. Daher sollten alle relevanten Prozesse unbedingt auf ihre Notwendigkeit und Automatisierung überprüft werden, um zukünftige Anpassungen schnell und effektiv umsetzen zu können.

Dazu gehören:

• Onboarding-Prozesse, die automatisch sicherstellen, dass Accounts korrekt lizenziert werden.
• Mover-Prozesse: Was passiert, wenn sich die Rolle des Users im Unternehmen ändert?
• Offboarding-Prozesse: Vor allem die automatische Bereinigung von nicht mehr aktiven Accounts oder die langfristige Abwesenheit von Nutzern sollten strukturiert werden.

Ergebnis: Weniger Fehler, geringerer Administrationsaufwand und standardisierte Kostenkontrolle.

Fazit – Wie können Unternehmen nun agieren, und wie können wir von Workoho dabei unterstützen?

Microsoft 365 bleibt gesetzt

Für die meisten Unternehmen existiert keine realistische Alternative. Sowohl die klassischen Office-Produkte als auch die übergreifende Zusammenarbeit lassen sich ohne Microsoft kaum sinnvoll abbilden.

Und sind wir ehrlich: Viele Funktionen sind sehr gut entwickelt, etabliert und im Alltag nicht mehr wegzudenken.

Mögliche Alternativen, wie Google Workspace oder Open-Source-Anwendungen, sind auf dem Markt zwar verfügbar, allerdings lassen bereits getätigte Investitionen in Technologie, Prozesse und Nutzergewohnheiten einen Wechsel für die meisten Organisationen als unmöglich erscheinen.

Workoho unterstützt Unternehmen dabei, neue Funktionen in Microsoft 365 richtig einzuordnen und den tatsächlichen Nutzen realistisch zu bewerten. Gemeinsam entwickeln wir einen Weg, wie Investitionen gestaffelt und gezielt erfolgen können, statt alles sofort und unstrukturiert zu implementieren. So lassen sich unnötige Kosten während der Erprobung oder beim Rollout vermeiden, ohne dass Chancen auf Innovation verlorengehen.

Kostensteigerung kontrollieren statt Kosteneinsparung predigen

Im Microsoft-365-Umfeld geht es nicht darum, jedes Jahr radikal Kosten einzusparen, sondern darum, Kostensteigerungen aktiv zu minimieren und planbar zu machen.

Wer einfach weitermacht wie bisher, wird Jahr für Jahr höhere Rechnungen zahlen. Wer jedoch Governance, Transparenz und ein klares Service-Design etabliert, kann die Preissteigerungen abfedern, Investitionen sinnvoll staffeln und die Kontrolle zurückgewinnen.

Workoho unterstützt Unternehmen dabei, durch die Analyse von Anforderungen, die Neustrukturierung von Prozessen und den gezielten Einsatz von Automatisierungen ihre Microsoft-365-Umgebung zukunftssicher aufzustellen. Unser Ziel: maximale Flexibilität für die Zukunft, denn Anpassungen müssen künftig nicht nur schnell, sondern auch stabil und passgenau auf die jeweilige Situation erfolgen.