Den Wandel vorantreiben

In der heutigen Geschäftswelt spielt die Informationstechnologie (IT) eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Unternehmen effizient und wettbewerbsfähig zu gestalten. Zugleich ist es von großer Bedeutung, Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren und eine effektive und partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen der IT, den Endanwendern und den Geschäftsbereichen zu fördern. Diese trägt dazu bei, die Potenziale der Technologie voll auszuschöpfen und gleichzeitig die Sicherheit und Integrität im Unternehmen zu wahren.

Die Notwendigkeit der Digitalen Transformation aus dem Blickpunkt der IT

Hier beleuchten wir die grundlegenden Aspekte aus der Perspektive der IT und der Verantwortung des Kunden.

1. Die Rolle der IT im Unternehmen

Die Aufgabe der IT ist es nicht nur, für den reibungslosen Ablauf der technologischen Infrastruktur zu sorgen, sondern auch Rechte und Pflichten zu definieren. Automatisierung und Standardisierung sind dabei zentrale Elemente, die jedoch auch Möglichkeiten und Raum für eigenständige Erweiterungen bieten müssen. Es gilt, eine Balance zu finden zwischen einer stabilen, strukturierten Umgebung und der Flexibilität, die es ermöglicht, sich schnell an sich ändernde Anforderungen anzupassen.

Automatisierung und Standardisierung

Die Automatisierung von Prozessen ist ein Schlüsselelement, das die Effizienz der Unternehmensabläufe erheblich verbessert. Die IT ist dafür verantwortlich, Routineaufgaben zu identifizieren und zu automatisieren, wodurch Ressourcen frei werden, die u. a. für strategische Aufgaben genutzt werden können. Durch die Standardisierung von Systemen und Prozessen wird eine konsistente Arbeitsumgebung geschaffen, die die Zusammenarbeit erleichtert und die Komplexität reduziert. Dies ermöglicht es Unternehmen, produktiver zu arbeiten und Kosten zu minimieren.

Balance-Akt zwischen Stabilität und Flexibilität

Die Herausforderung für die IT besteht darin, eine ausgewogene Umgebung zu schaffen, die sowohl stabil als auch flexibel ist. Stabilität ist wichtig, um einen zuverlässigen Betrieb zu gewährleisten und Sicherheitsrisiken zu minimieren. Andererseits erfordert die moderne Geschäftswelt eine hohe Flexibilität, um sich schnell an sich ändernde Anforderungen, Technologien und Marktsituationen anzupassen. Die IT muss daher Wege finden eine solide Basis zu schaffen, die gleichzeitig Raum für Erweiterungen und Anpassungen bietet.

Verantwortlichkeiten der IT

Neben der technologischen Infrastrukturverwaltung spielt die IT auch eine entscheidende Rolle bei der Delegierung von Rechten und Pflichten innerhalb des Unternehmens. Die Umsetzung von Zugriffsrechten, Datenschutzrichtlinien und die Sicherstellung der Compliance auf Basis gesetzlicher Vorschriften sind Teil der Verantwortlichkeiten der IT.

2. Die Rolle des Endanwenders

Die Rolle des Endanwenders ist von zunehmender Bedeutung, da die Technologien ständig fortschreiten und die Arbeitsweisen transformieren. Eine zentrale Herausforderung besteht darin, die richtige Balance zwischen technischer Freiheit und strukturierten Prozessen zu finden, wobei Eigenverantwortung oft auf Limitierung durch Genehmigungsprozesse trifft.

Technische Freiheit als Treiber

Endanwender haben heute Zugriff auf eine breite Palette von Tools und Technologien. Die Möglichkeit, individuelle Lösungen zu finden und anzuwenden, fördert Kreativität und Produktivität. Jedoch birgt diese Freiheit auch das Risiko von nicht genehmigten Anwendungen, Datenschutzverletzungen und Sicherheitslücken.

Strukturierte Prozesse als Schutz

Um Risiken zu minimieren und die Integrität der Unternehmensdaten zu wahren, setzen Unternehmen auf strukturierte Prozesse und Genehmigungsverfahren. Diese sollen sicherstellen, dass jede technologische Änderung den Unternehmensrichtlinien entspricht und die Sicherheit gewährleistet ist. Allerdings können solche Prozesse als hemmend für schnelle Anpassungen wahrgenommen werden.

Die Balance finden

Die Kunst besteht darin, eine ausgewogene Lösung zu finden. Endanwender sollten befähigt werden, innovative Technologien zu nutzen, ohne dabei die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften zu vernachlässigen. Dies erfordert nicht nur klare Richtlinien, sondern auch Schulungen, um die Mitarbeitenden in die Lage zu versetzen, verantwortungsbewusste Entscheidungen zu treffen.

Eigenverantwortung vs. Genehmigungsprozesse

Die persönliche Verantwortung jedes Endanwenders spielt eine entscheidende Rolle. Indem die Mitarbeiter die Auswirkungen ihrer technologischen Entscheidungen verstehen, können sie selbst dazu beitragen, Risiken zu minimieren. Gleichzeitig müssen Genehmigungsprozesse transparent und effizient gestaltet sein, um die notwendige Akzeptanz zu gewinnen und das Etablieren von „Vermeidungsstrategien“ zu verhindern.

3. Die Rolle der Technologie

Die Technologie ist ein treibender Motor für Innovation und Effizienz in Unternehmen. Zwei entscheidende Merkmale prägen ihre Rolle: die ständige Veränderung der Basistechnologie und die Notwendigkeit, bedarfsorientierte Technologielösungen gezielt einzusetzen.

Basistechnologie in ständigem Wandel

Die rasante Entwicklung der Technologie ist unverkennbar. Hardware, Software und Konzepte befinden sich in einem ständigen Wandel. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Schritt zu halten. Eine Strategie, die den Wandel nicht fördert, kann zu einem Technologiestau führen, der langfristig die Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigt. Daher ist es entscheidend, einen ausgewogenen Ansatz zu finden, der kontinuierliche Verbesserungen ermöglicht, ohne dabei unnötige Disruptionen zu verursachen.

Strategie zur Reduzierung des Technologiestaus:

  • Implementierung von flexiblen Architekturen, die zukünftige Technologien leicht integrieren können.

  • Kontinuierliche Schulungen und Weiterbildungen, um das Wissen der Teams auf dem neuesten Stand zu halten.

  • Evaluierung von Technologietrends sowie pro-aktive und fortlaufende Anpassung der IT-Infrastruktur.

Bedarfsorientierte Lösungen gezielt einsetzen

Die Technologie muss nicht nur im Einklang mit den neuesten Entwicklungen stehen, sondern vor allem den geschäftlichen Anforderungen dienen. Ein strategischer Einsatz von Technologien zielt darauf ab, schnell und effektiv auf diese Anforderungen zu reagieren, ohne dabei Unübersichtlichkeit, übermäßige IT-Kosten oder Technologierisiken zu provozieren.

Elemente der bedarfsorientierten Technologiestrategie:

  • Klare Definition der Geschäftsanforderungen und entsprechende Priorisierung von Technologielösungen.

  • Agile Entwicklungsmethoden, um schnelle Anpassungen an veränderte Anforderungen zu ermöglichen.

  • Regelmäßige Evaluierung von Technologien hinsichtlich ihrer Effektivität und Relevanz zur Erreichung von Geschäftszielen.

4. Die Rolle der Geschäftsbereiche

Die Geschäftsbereiche in Unternehmen sind entscheidende Akteure, die nicht nur klare Erwartungen und Anforderungen definieren, sondern auch eine aktive Rolle in der Modernisierung einnehmen müssen. Forderungen, wie z.B. „Ich brauche eine Lösung, weiß nicht genau wie diese aussieht, aber die IT sollte diese liefern.“, verdeutlichen die Herausforderungen, vor allem wenn es um Mitarbeiterdienste (z.B. HR und IT im Onboarding-Prozess) geht.

Klar definierte Erwartungen und Anforderungen

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen und der IT beginnt mit klar und präzise formulierten Erwartungen. Die Geschäftsbereiche müssen ihre Anforderungen so genau wie möglich beschreiben, damit die IT effiziente und maßgeschneiderte Lösungen entwickeln kann. Dies erfordert eine enge Kommunikation und eine partnerschaftliche Herangehensweise.

Empfehlungen:

  • Etablieren von regelmäßigen Kommunikationsforen/-plattformen zwischen Geschäftsbereichen und IT.

  • Klare Dokumentation von Anforderungen mit dem Fokus auf messbare Ziele.

  • Schulungen für die Geschäftsbereiche, um technische Möglichkeiten besser zu verstehen.

Aktive Rolle in der Modernisierung

Die Geschäftsbereiche sollten nicht nur passive Empfänger von Technologielösungen sein, sondern aktiv in den Modernisierungsprozess eingebunden werden. Dies bedeutet, dass sie nicht nur ihre Erwartungen und Anforderungen kommunizieren, sondern auch ihren Beitrag zur Entwicklung und Umsetzung neuer Technologien leisten sollten.

Maßnahmen:

  • Einbindung von Vertretern der Geschäftsbereiche in Projektteams für die Entwicklung neuer Lösungen.

  • Förderung einer Innovationskultur, in der Ideen und Vorschläge aus den Geschäftsbereichen aktiv gefördert werden.

  • Regelmäßige Schulungen, um Mitarbeitende in den Geschäftsbereichen mit den neuesten Technologien vertraut zu machen.

Herausforderungen bei Mitarbeiterdiensten

Bei Mitarbeiterdiensten stehen die Geschäftsbereiche oft vor der Herausforderung, ihre Erwartungen und Anforderungen an die IT zu artikulieren, ohne immer im Detail zu wissen, welche technologischen Möglichkeiten existieren. Hier ist eine partnerschaftliche Zusammenarbeit entscheidend, bei der die IT als Berater agiert und die Geschäftsbereiche aktiv bei der Gestaltung von Lösungen einbindet.

Lösungsansätze:

  • Enge Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen und der IT, um die spezifischen Bedürfnisse zu verstehen.

  • Implementierung von flexiblen Lösungen, die sich an sich ändernde Anforderungen anpassen können.

  • Schulungen für Mitarbeiter, um das Verständnis für technologische Prozesse zu fördern.

5. Ein Ausblick

In einer Welt, die von rasantem technologischen Fortschritt geprägt ist, steht der Mensch vor der Herausforderung, sich mit neuer Technologie und verändernden Arbeitsweisen auseinanderzusetzen und weiterzuentwickeln, um nachhaltigen Erfolg für die Zukunft zu generieren. Die Integration von Informationstechnologie (IT) hat dabei eine große Bedeutung. Unternehmen setzen verstärkt auf innovative Lösungen, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Doch in diesem Prozess darf nicht aus den Augen verloren werden, dass der Mensch nach wie vor das Herzstück jedes Unternehmens ist.

Eine sinnvolle Integration von IT in den Arbeitsalltag kann repetitive Aufgaben automatisieren, Zeit für kreative und strategische Tätigkeiten schaffen und die Arbeitsleistung insgesamt verbessern.

Unter Berücksichtigung dieser Aspekte und Einbeziehung aller oben genannten Rollen beraten und unterstützen wir Unternehmen, die für sie geeigneten Technologielösungen zur Kommunikation und Zusammenarbeit einfach, sicher und effektiv in ihre Struktur zu integrieren.


Über den Autor

Mathias Müller

Mathias hat umfangreiche Erfahrung im Management großer IT-Projekte, er berät Unternehmen strategisch und technisch zum Einsatz von Microsoft 365 und dessen Einfluss auf Prozesse und Arbeitsweisen. Als Diplom-Ingenieur im Bereich Informationstechnologie versteht Mathias Veränderung, liebt Herausforderungen und strukturiert leidenschaftlich gern Prozesse.