Bereits bei der Initiierung eines Projektes werden die Grundlagen für den erfolgreichen Verlauf gelegt. Deshalb empfiehlt es sich schon in dieser frühen Phase mit einem kleinen interdisziplinären Team eine Wertanalyse durchzuführen.

Wesentliche Elemente der Wertanalyse

Bei dieser systematischen Methodik wird der Wert eines Produktes oder einer Leistung durch das Verhältnis von Nutzen und Aufwand definiert. Sie basiert sowohl auf der präzisen Formulierung der Projektziele als auch der Festlegung von Anforderungen, die an das Projekt gestellt werden. Eine klare Definition dieser Aspekte zu Projektbeginn ist von entscheidender Bedeutung, um möglichen Herausforderungen hinsichtlich Terminen, Kosten und Qualität effektiv zu begegnen.

Durchführung der Wertanalyse

Schritt 1 – Zielsetzung des Projektes:

Die Grundlage jeder Wertanalyse im Projekt-Kontext ist die eindeutige Definition der Projektziele. Es ist wichtig zu klären, was konkret zum Ende des Projektes vorliegen bzw. erreicht sein soll, sei es ein Produkt oder eine zu erbringende Leistung. Dabei ist auch die Fixierung von Terminen unerlässlich, um das Projekt im zeitlichen Rahmen zu halten. Die Zielsetzung sollte gemäß der SMART-Kriterien erfolgen, d. h. die Ziele sollten spezifisch, messbar, attraktiv/erreichbar, realistisch und terminiert sein.

Schritt 2 – Mindestanforderungen:

Basierend auf der Zielsetzung des Projektes werden die Mindestanforderungen identifiziert, die das Produkt oder die Leistung schlussendlich erfüllen muss, um den definierten Projektzweck zu erreichen. Dabei sind kommerzielle und nicht-kommerzielle Anforderungen zu berücksichtigen, sowohl intern (z. B. aus Sicht des Unternehmens, der Organisation, des Managements, der Nutzer:innen) als auch extern (z. B. aus der Perspektive von Politik und Gesetzgebung).

Schritt 3 – Minimale technische Lösung:

Aus den Mindestanforderungen ergibt sich die minimale technische Lösung, die den in Schritt 1 definierten Zweck des Projektes erfüllt. Daraus lassen sich bereits eine erste Ressourcenplanung, Terminplanung und Risikobetrachtung ableiten. Diese Aspekte werden anschließend in der Kostenkalkulation für die minimale technische Lösung berücksichtigt.

Schritt 4 – Mehrwert:

Über die minimale technische Lösung hinaus werden nun mögliche Erweiterungen oder Zusätze betrachtet, die einen potentiellen Mehrwert für das Produkt oder die Leistung schaffen. Hierzu werden einzelne Optionen jeweils anhand ihres Mehrwertes im Verhältnis zu den zusätzlich zu berücksichtigenden Kosten analysiert und in einem „Baukastenprinzip“ der minimalen technischen Lösung hinzugefügt.

Schritt 5 – Anpassung & Wiederholung:

In komplexen Projekten empfiehlt es sich, nach Abschluss der Wertanalyse auf Makro-Ebene, die Schritte 2 – 4 auch auf Midi- und Mikro-Ebene zu durchlaufen. Ändert sich die Zielsetzung des Projektes (Schritt 1), muss die Wertanalyse erneut durchgeführt werden. Eine kontinuierliche Überprüfung und Anpassung der Anforderungen an das Projekt ermöglicht es, flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

Die Wertanalyse ist eine geeignete Methode, frühzeitig die Grundlagen für nachhaltigen Projekterfolg zu schaffen. Durch diese strukturierte Herangehensweise sind signifikante Kostensenkungen und Leistungsverbesserungen im Projekt möglich, da überflüssige Funktionen aussortiert, neue Lösungen gefunden und unnötige Kosten reduziert werden. Zusätzlich werden potentielle Risiken bereits in der Projektentwicklung minimiert, und die Zielerreichung bei der Implementierung wird effizienter gestaltet.