Projektrisiken erfolgreich managen
Risikomanagement: in Lehrbüchern umfangreich behandelt, in Projektmanagement-Kursen ausführlich diskutiert und simuliert – und dennoch, in der Praxis häufig unterschätzt!
Risikomanagement bedeutet nicht, für sich im sogenannten „stillen Kämmerlein“ eine Excel-Datei zu füllen, weil der Chef danach gefragt hat, und diese einmal im Jahr „zwischen Tür und Angel“ zu aktualisieren.
Aspekte, Bedeutung und Empfehlungen für den Projekterfolg
Risikomanagement ist und bleibt ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Projektes. Die effektive Identifikation, Bewertung, Steuerung und Überwachung von Risiken sind entscheidend, um unerwartete Hindernisse zu überwinden und die Erreichung der Projektziele sicherzustellen. Deshalb bringen wir in diesem Artikel die verschiedenen Aspekte des Risikomanagements in Erinnerung, fassen ihre Bedeutung noch einmal zusammen und teilen unsere Empfehlungen.
1. Aspekte des Risikomanagements
Identifikation von Risiken:
Die Grundlage des Risikomanagements liegt in der frühzeitigen Identifikation von potenziellen Risiken. Dieser Schritt erfordert eine gründliche Analyse sämtlicher Projektbereiche, um mögliche Unsicherheiten und Gefahrenquellen zu erkennen. Hierbei sind nicht nur technische und finanzielle Gesichtspunkte zu berücksichtigen, sondern auch organisatorische und externe Faktoren.
Bewertung und Klassifizierung:
Nach der Identifikation erfolgt die Bewertung der Risiken hinsichtlich ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihres Auswirkungsgrades. Dies ermöglicht anschließend eine Priorisierung, um vor allem Ressourcen effizient auf die wichtigsten Risiken konzentrieren zu können. Eine Klassifizierung nach Risikotypen, wie zum Beispiel technische, finanzielle oder rechtliche Risiken, erlaubt eine gezielte Herangehensweise.
Risikosteuerung:
Die Steuerung von Risiken beinhaltet Strategien zur Reduzierung, Übertragung, Vermeidung oder Akzeptanz. Durch die Implementierung von geeigneten Maßnahmen kann die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts reduziert werden. Ein effektives Risikomanagement erfordert jedoch auch die Bereitschaft, gewisse Risiken bewusst in Kauf zu nehmen, wenn bestimmte Vorteile dies rechtfertigen.
Überwachung und Kontrolle:
Risiken ändern sich im Verlauf eines Projektes. Deshalb ist eine kontinuierliche Überwachung und Kontrolle unerlässlich. Frühzeitige „Warnsignale“ ermöglichen dem Projektteam, pro-aktiv auf Veränderungen zu reagieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Die Implementierung von Key Performance Indicators (KPI‘s) kann dabei helfen, den Fortschritt im Umgang mit Risiken zu messen. Beispiele hierfür sind:
2. Bedeutung des Risikomanagements
Früherkennung von Herausforderungen:
Ein systematisches Risikomanagement ermöglicht die frühzeitige Erkennung potenzieller Probleme, bevor sie sich zu ernsthaften Hindernissen entwickeln. Dies verbessert die Chancen auf eine rechtzeitige und effektive Gegensteuerung.
Optimierung von Ressourcen:
Durch die Fokussierung auf die wichtigsten Risiken können Ressourcen gezielt eingesetzt werden. Dies verhindert eine Verschwendung von Zeit und Budget für als unwahrscheinlich oder weniger bedeutend eingestufte Risiken.
Erhöhung der Erfolgschancen:
Ein umfassendes Risikomanagement trägt dazu bei, die Erfolgschancen eines Projekts zu maximieren. Die pro-aktive Handhabung von Risiken minimiert die Auswirkungen von unvorhersehbaren Ereignissen und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Zielerreichung.
Stärkung der Stakeholder-Vertrauensbasis:
Die transparente und professionelle Handhabung von Risiken stärkt das Vertrauen der Projekt-Stakeholder. Dies schafft eine positive Projektkultur und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten.
3. Empfehlungen für ein gutes Risikomanagement
Ganzheitlicher Ansatz:
Ein erfolgreiches Risikomanagement erfordert einen ganzheitlichen Ansatz. Es sollte nicht nur auf finanzielle Risiken beschränkt sein, sondern alle Aspekte des Projektumfeldes berücksichtigen, einschließlich operativer, strategischer, rechtlicher und reputationsbezogener Risiken.
Klare Kommunikation:
Die Kommunikation von Risikoinformationen sollte klar und verständlich sein. Alle relevanten Stakeholder sollten über potenzielle Risiken informiert werden, um eine effektive Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
Einsatz von Technologie:
Die Nutzung von Technologie, wie Risikomanagement-Software, kann den Prozess automatisieren und die Effizienz steigern. Dies ermöglicht eine bessere Analyse, Dokumentation, Überwachung und Berichterstattung von Risiken.
Schulung und Sensibilisierung:
Die Schulung von Projektteams in Bezug auf Risikomanagement ist wichtig. Alle Teammitglieder sollten sich der Risiken im Projekt bewusst sein und aktiv dazu beitragen, diese zu minimieren.
Flexibilität und Agilität:
Projektteams sollten flexibel und agil sein, um sich schnell auf sich verändernde Risiken einzustellen. Dies erfordert eine Teamkultur, die Veränderungen akzeptiert und fördert.
Einbindung des Managements:
Das Management sollte aktiv in den Risikomanagement-Prozess des Projektes eingebunden sein und eine klare Unterstützung für die Umsetzung von Risikomanagement-Strategien zeigen.
Lessons Learned, Benchmarking und Best Practices:
Projektmanager:innen sollten regelmäßig die Kommunikation mit Kolleg:innen in vergleichbaren Projekten suchen und sich mit den jeweiligen branchenspezifischen Benchmarks sowie bewährten Praktiken auseinandersetzen. So stellen sie sicher, dass ihre Risikomanagement-Praktiken auf dem neuesten Stand sind.
Strukturiertes Risikomanagement ist unverzichtbar bei der Bewältigung der Komplexität von Projekten. Eine systematische Herangehensweise und das Einbeziehen aller Stakeholder trägt dazu bei, Unsicherheiten zu minimieren und den Projekterfolg nachhaltig zu sichern.

Über die Autorin
Petra Lendt
Petra hat umfangreiche Erfahrung im Managen von Großprojekten und versteht sich auf den Umgang mit relevanten Prozessen, Methoden und Werkzeugen. Als Diplom-Wirtschaftsingenieurin strukturiert und organisiert sie Projekte in allen Phasen – von der Projektentwicklung, über die Projektplanung, -einrichtung und -durchführung. Die Führung und Motivation von interdisziplinären und interkulturellen Teams zählt zu ihren Stärken.